Management- und Projekt-Methoden (eBook)

Vorwort zur 3. Auflage 5
Vorwort zur 2. Auflage 7
Vorwort zur 1. Auflage 8
Inhaltsverzeichnis 9
1 Einführung und Zielsetzung 13
1.1 Einführung 13
1.2 Zielsetzung dieses Buches 14
1.3 Quickstart zu den Methoden 17
1.4 Thematische Verknüpfungen 21
2 Projektphasen und Arbeitsschritte 23
2.1 Zentrales Ziel und Ziel des Projektmanagements 23
2.2 Projektphasen und Arbeitsschritte im Überblick 24
2.3 Phase Projektvorbereitung 30
2.3.1 Planung der Projektvorbereitung 33
2.3.2 Problembeschreibung 34
2.3.3 Entwicklungstrends 36
2.3.4 Geschäftsprozessmodell und Einzelzieldefinition 37
2.3.5 Projektaufgabe mit Projektzielen und Bedingungen 39
2.3.6 Lösungsansätze 41
2.3.7 Projektgrenzen 42
2.3.8 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 43
2.3.9 Gesamtprojektplanung 45
2.3.10 Projektorganisation und Projektdokumentation 46
2.3.11 Konzeptionsplanung 48
2.3.12 Risikominimierung 49
2.3.13 Präsentation des Projektauftrages 51
2.3.14 Beauftragung von Projektleitung und Projektteam 53
2.4 Phase Konzeption 53
2.4.1 Konzeptionsvorbereitung 56
2.4.2 Kick-Off-Workshop 57
2.4.3 Ist-Analyse 58
2.4.4 Entwicklungstrends 63
2.4.5 Anforderungskatalog 64
2.4.6 Lösungssuche 66
2.4.7 Lösungsentwürfe 68
2.4.8 Lösungskonzept 69
2.4.9 Wirtschaftlichkeitsprüfungen 70
2.4.10 Make-or-buy-Entscheidung 71
2.4.11 Gesamtprojektplanung 73
2.4.12 Spezifikationsplanung 74
2.4.13 Risikominimierung 75
2.4.14 Konzeptionsabnahme 76
2.5 Phase Spezifikation 77
2.5.1 Spezifikationsvorbereitung 78
2.5.2 Spezifikationsanalyse 80
2.5.3 Anforderungsdefinition und Qualitätsziele 81
2.5.4 Systemarchitektur 83
2.5.5 Neuentwicklungsbedarf 83
2.5.6 Änderungsbedarf 84
2.5.7 Testspezifikation 86
2.5.8 Angebotseinholung 86
2.5.9 Angebotsauswertung 87
2.5.10 Wirtschaftlichkeitsprüfung 87
2.5.11 Gesamtprojektplanung 89
2.5.12 Realisierungsplanung 90
2.5.13 Risikominimierung 91
2.5.14 Spezifikationsabnahme und Beauftragung 92
2.6 Phase Realisierung 93
2.6.1 Realisierungsvorbereitung 94
2.6.2 Realisierungsanalyse 95
2.6.3 Realisierungsdesign 96
2.6.4 Leistungsentwicklung und -erstellung 97
2.6.5 Qualitätskontrolle und Einzeltest 98
2.6.6 Systemtest 99
2.6.7 Systemdokumentation 99
2.6.8 Projektnutzenüberprüfungsplanung 100
2.6.9 Einführungsplanung 100
2.6.10 Systemabnahme 102
2.7 Phase Implementierung 102
2.7.1 Einführungsvorbereitung 104
2.7.2 Übernahme, Verteilung und Installation 105
2.7.3 Schulung und Information 106
2.7.4 Parallelbetrieb 108
2.7.5 Organisationsveränderung 109
2.7.6 Test und Abnahme 110
2.7.7 Nutzenüberprüfung 111
2.7.8 Projektkostenabrechnung 112
2.7.9 Projektauswertung 113
2.7.10 Entlastung von Projektgruppe und Projektleitung 114
2.8 Phase Systemoptimierung 116
2.8.1 Betreuung 117
2.8.2 Nachschulung 117
2.8.3 Wartung und Systempflege 118
2.8.4 Verfahrensoptimierung 120
2.9 Zum Praxistransfer 122
3 Methoden der Projektplanung 125
3.1 Einführung 125
3.2 Auftragsanalyse und Auftragsabnahme 125
3.2.1 Auftragsanalyse 125
3.2.2 Auftragsabnahme 127
3.3 Ausschreibungsvorbereitung und Angebotsauswertung 129
3.3.1 Ausschreibungsvorbereitung 129
3.3.2 Angebotsauswertung 131
3.4 Projektaufgabendefinition 134
3.4.1 Projektzieldefinition 135
3.4.2 Bedingungsdefinition 139
3.4.3 Zielbeziehungsanalyse 140
3.4.4 Projektaufgabenbeschreibung 143
3.5 Bewertungsmethoden 143
3.5.1 ABC-Analyse 144
3.5.2 Stärken-Schwächen-Analyse 147
3.5.3 Chancen-Risiko-Analyse 148
3.5.4 Nutzwertanalyse 152
3.5.5 Kennzahlenanalyse 156
3.6 Projektplanung 159
3.6.1 Projektstruktur- und Arbeitspaketplanung 160
3.6.2 Termin- und Meilensteinplanung 164
3.6.3 Kapazitätsplanung 169
3.6.4 Personalplanung 171
3.6.5 Hilfsmittelplanung 173
3.6.6 Kostenplanung 175
3.7 Teilprojektbildung und Strategisches Projektmanagement 176
3.7.1 Teilprojektbildung 176
3.7.2 Strategisches Projektmanagement 179
3.8 Projektorganisation 183
3.8.1 Organisationsmodell 183
3.8.2 Kompetenzmatrix 188
3.9 Projektdokumentation und Berichtswesen 191
3.9.1 Projektordner/-akte 191
3.9.2 Berichtswesen/Projektstatusbericht 196
3.10 Rentabilitätsanalyse 200
3.11 Projekt-Controlling 203
3.11.1 Operatives Controlling und Ergebnis-Controlling 204
3.11.2 Ziel-Controlling 207
3.11.3 Qualitatives Controlling 210
4 Methoden IT, Organisation und Unternehmensentwicklung 213
4.1 Einführung 213
4.2 Analyse- und Designmethoden für IT 213
4.2.1 Ereignisprozesskette (EPK) 214
4.2.2 Strukturierte Analyse (SA) 220
4.2.3 Bedingungsanalyse/Entscheidungstabelle 227
4.2.4 Funktionsanalyse 231
4.2.5 Entity-Relationship-Modellierung (ERM) 234
4.3 Analyse- und Designmethoden für Organisation 239
4.3.1 Situationsanalyse 239
4.3.2 Problemanalyse 241
4.3.3 Prozesskettenanalyse 243
4.3.4 Ablaufanalyse 247
4.3.5 Informationsbedarfsanalyse 250
4.4 Analyse- und Designmethoden für Unternehmensentwicklung 253
4.4.1 Umweltanalyse 253
4.4.2 Kundenanalyse 257
4.4.3 Produktanalyse 259
4.4.4 Portfolioanalyse 263
4.5 Sonstige Dokumentations- und Darstellungsmethoden 267
4.5.1 Freier Text 267
4.5.2 Strukturierter Text 269
4.5.3 Graphische Darstellungstechniken 270
4.5.4 Blockdiagramm 272
4.5.5 Mind-Mapping 274
4.6 Kreativitätsmethoden 276
4.6.1 Brainstorming 277
4.6.2 Methode 635 279
4.7 Aufwandschätzungsmethoden 282
4.7.1 Expertenschätzung 282
4.7.2 Analogieverfahren 283
4.7.3 Prozentsatzverfahren 284
4.8 Test- und Abnahmemethoden 286
4.8.1 Testplanung 286
4.8.2 Abnahmeverfahren 291
4.9 Aufnahme- und Erhebungsmethoden 294
4.9.1 Befragung 295
4.9.2 Beobachtung 300
4.9.3 Selbstaufschreibung 303
4.9.4 Multimoment-Aufnahme 305
4.10 Qualitätssicherungsmethode 307
4.10.1 Qualitätssicherungsplanung 307
4.10.2 Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (FMEA) 311
5 Zusammenfassung und Ausblick 317
Literatur 321
Stichwortverzeichnis 331

1 Einführung und Zielsetzung (S. 1-2)

1.1 Einführung
Gesellschaft und Wirtschaft sind im Wandel. Die Geschwindigkeit und Häufigkeit dieses Wandels hat heute ein Maß erreicht, dessen Steigerung für uns kaum noch vorstellbar ist. In der Wirtschaft vollzieht sich dieser Wandel von der Neuverteilung der Märkte über die Konzentration auf das Kerngeschäft bis hin zum einzelnen Arbeitsplatz. Das Denken in festen Strukturen und Abläufen muss immer häufiger kurzfristigem und provisorischem Denken weichen. Die Bedeutung der traditionellen Fachkompetenz bei den Mitarbeitern und dem Management rückt in den Hintergrund. Der Wandel erfordert sowohl vom Management als auch von den Mitarbeitern Gestaltungskompetenz, d. h. die Arbeitsorganisation an die veränderten Märkte, Produkte oder strategischen Positionierungen anzupassen.

Nur der sichere Umgang mit der Gestaltungskompetenz versetzt Management und Mitarbeiter in die Lage, den Wandel aktiv mitzugestalten. Die Mitgestaltung dieses Wandels ist heute den einen systematischen Einsatz von Methoden, Techniken und Tools nicht mehr denkbar. Der Einsatz von Methoden kann zum einen an einfachen, wiederkehrenden, bereichsinternen Aufgaben oder zum anderen an einmaligen, neuartigen, komplexen, bereichsübergreifenden Aufgaben mit begrenzten Ressourcen (Zeit, Kapazität, Budget) erfolgen. Im ersten Fall können diese Methoden ganz allgemein als Management-Methoden bezeichnet werden, im zweiten Fall als Projektmanagement-Methoden. Beiden Arten von Aufgaben wird dabei unterstellt, dass sie ein definiertes Ziel unter vorgegebenen Bedingungen verfolgen.

Lediglich bei der Ausführung setzt die zweite Art (Projektmanagement) in aller Regel ein (Projekt-)Team voraus, wobei dies bei der ersten Art nicht notwendig ist. All diese Methoden helfen, Modelle über einen bestimmten Sachverhalt zu entwickeln. Diese Modelle bilden nicht die Realität ab bzw. das, was wir als Realität für unser tägliches Geschäftsleben definiert haben, sondern lediglich einen Ausschnitt. Für eine Problemlösung ist es daher notwendig, die Modelle (z. B. Prozessablauf oder Informationsstruktur) zu analysieren, zu konzipieren oder zu spezifizieren, die das Ziel bestmöglich abbilden.

Oder anders ausgedrückt: Abhängig von der Zielsetzung der zu lösenden Aufgabe ist eine oder mehrere dieser prozessunterstützenden Methoden auszuwählen und einzusetzen. Da diese Art von Leistung täglich mehr oder weniger systematisch strukturiert durchgeführt wird, wurde im vorliegenden Buch eine in der Praxis vielfach bewährte Vorgehensweise mit den dafür geeigneten Methoden zusammengestellt. Sie ermöglicht sowohl dem Berater als auch dem Manager, Projektleiter, Experten und den übrigen Beteiligten, eine mögliche Vorgehensweise kennen zu lernen und auf ihre betriebliche oder verwaltungstechnische Praxis anzupassen.

Da die Veränderungsprozesse sehr vielfältig sein können und mit zunehmender Konkretisierung von Lösungen eine Vielzahl von Modellen über die zukünftige Realität erstellt werden kann, wurde in einer fortgeschrittenen Problemlösungsphase (ab Projektphase Spezifikation) eine Eingrenzung auf Methoden in der IT, Organisation und Unternehmensentwicklung gemacht. Dagegen kann in frühen Abschnitten der Problemlösung (Projektvorbereitung und Konzeption) diese Vorgehensweise weitgehend bereichsunabhängig eingesetzt werden. Selbst im Freizeitbereich lässt sich damit eine Expedition oder ein Fest genauso gut vorbereiten und konzipieren wie eine Geschäftsprozessoptimierung oder eine Produktneuentwicklung.