Mit Zotero arbeiten

Jedes Literatur­verwaltungs­programm hat gewisse Vorteile und jedes hat seine eigene Fangemeinde. Der Einfachheit halber stellen wir mit Zotero eine Lösung vor, die nicht nur kostenlos, sondern auch benutzerfreundlich ist. Die gebräuchlichsten Referenzmanager haben wir für Sie auf der Seite Literaturverwaltung leicht gemacht vorgestellt und miteinander verglichen.

1. Installation von Zotero

Zotero können Sie auf der Webseite herunterladen. Die Webseite erkennt automatisch, mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten, und schlägt die passende Version von Zotero zum Download vor (so zum Beispiel Windows in unserem Screenshot).



Um alle Vorteile von Zotero nutzen zu können, sollten Sie sich außerdem den Zotero Connector installieren - ein kleines Programm, das Zotero direkt in den Browser Ihrer Wahl (Firefox, Chrome oder Safari) einbindet. Mit Hilfe des Zotero Connectors können Sie später Webseiten und Artikel, die Sie in Ihrem Browser geöffnet haben, mit nur einem Klick in Ihrer Literatursammlung speichern. Ohne ein Browser-Plugin können Sie im Prinzip auch arbeiten, müssen dann aber auf einen Teil des Komforts - nämlich den automatischen Import von Dokumenten aus dem Browser - verzichten. Umgekehrt können Sie notfalls auch nur mit dem Connector arbeiten (wenn etwa die IT-Richtlinien Ihrer Uni die Installation von Zotero an einem gemeinsam genutzten Rechner nicht gestatten) - dann steht Ihnen aber nur ein sehr viel geringerer Leistungsumfang zur Verfügung, und Sie können Ihre Literatur nur in Ihrem Online-Konto statt lokal speichern.
Am besten also: Zotero und Zotero Connector installieren.

2. Sammlung anlegen

Sobald Sie Zotero installiert haben, können Sie Ihre Referenzen in Ordnern bzw. Sammlungen organisieren. Alle Ihre Sammlungen gehören zu Ihrer Bibliothek. Wenn Sie Zotero gestartet haben, werden Ihre Sammlungen im linken Fenster angezeigt. Mit Rechtsklick auf den Eintrag Meine Bibliothek können Sie eine neue Sammlung anlegen. Mit Klick auf eine Sammlung wird diese im rechten Fenster angezeigt, und Sie können Einträge hinzufügen und verwalten. Sammlungen können ihrerseits wieder Untersammlungen enthalten. Auch der übergeordneten Bibliothek können Sie Einträge hinzufügen - diese landen dann einfach im Ordner Einträge ohne Sammlung.

3. Referenzen importieren

Wie füllen Sie die leere Sammlung? Wie Sie schon in der Vergleichstabelle gesehen haben, gibt es dafür eine Reihe von Möglichkeiten.

A) Browser

Am bequemsten importieren Sie Dokumente, indem Sie sie im Browser öffnen und rechts oben auf das Zotero-Symbol klicken. Zotero erkennt von selbst, ob es sich bei der aktuellen Webseite um eine wissenschaftliche Publikation handelt, und sogar, ob Sie gerade eine PubMed-Suche geöffnet haben. Je nachdem, welcher Typ von Dokument erkannt wurde, verändert sich das Aussehen des Zotero-Buttons.

Wenn Sie sich mit Ihrem Browser auf der Ergebnisliste einer PubMed- oder Google-Scholar-Suche befinden, können Sie sogar gleich mehrere Treffer auf einmal importieren.



Wie erkennt Zotero, welche Art von Artikel es vor sich hat? Durch die in die HTML-Datei eingebetteten Metadaten, also Informationen über Titel, Autor, Publikation etc., die auf der Seite selbst nicht angezeigt werden, aber von Zotero ausgelesen werden können.

Wenn Zotero Sie im Browser-Menü vor die Wahl stellt, ob Sie eine Publikation per PubMed, DOI oder Embedded Metadata speichern wollen, dann heißt das, dass das Dokument verschiedene Sätze von Metadaten enthält, PubMed liefert meist das beste Ergebnis.

B) Zotero (Anwendung)

Statt aus dem Browser heraus können Sie Dokumente auch direkt über die Zotero-Anwendung importieren:
Mit Klick auf den Zauberstab in der Symbolleiste öffnet sich ein Feld, in das Sie die Identifikationsnummer des gewünschten Titels eingeben. Zotero importiert dann automatisch alle Details des Eintrags in die Datenbank. Die PMID finden Sie übrigens bei einer PubMed-Suche kleingedruckt unter jedem Treffer.





Mit Klick auf das Zahnrad öffnen Sie einen Dialog, mit dem Sie eine Datei in einem der Formate öffnen können, die Zotero für den Austausch von Referenzen akzeptiert. Die so importierten Referenzen werden von Zotero erst einmal in einer eigenen Sammlung abgelegt, die so heißt wie die importierte Datei, so dass Sie sie ggf. in die passende Sammlung verschieben müssen.



Und schließlich können Sie mit einem Klick auf das Plus in der Symbolleiste auch einen Eintrag von Hand erstellen. Sie müssen dazu zunächst die Art der Referenz auswählen. In der Medizin sind am ehesten Zeitschriftenartikel relevant, seltener auch Bücher und Buchkapitel (hier "Buchteil") genannt. Zotero öffnet nun ganz rechts ein Fenster für Sie, in dem Sie alle bibliographischen Angaben selbst eintragen können.

4. Referenzen verwalten

Wenn Sie links in Zotero unter Meine Bibliothek Ihre Sammlung angewählt haben, werden im mittleren Fenster alle Einträge angezeigt. Wenn Sie nun mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge klicken, öffnet sich ein Kontext-Menü, mit dem Sie den Eintrag verwalten können. Sie können einen Eintrag aus der Sammlung in den Papierkorb werfen, ihn duplizieren oder in eins der kompatiblen Formate exportieren, um ihn dann später in ein anderes Literaturverwaltungsprogramm zu importieren. Außerdem können Sie hier Notizen und Anhänge zu einem Eintrag anlegen.

5. Artikel in Word zitieren

Um Referenzen direkt in die eigene Arbeit einzubetten, bietet Zotero ein Plugin für Word (unter Windows) bzw. LibreOffice (unter Windows oder Linux) an. Dieses lässt sich aus Zotero heraus installieren, über den Menüpunkt Werkzeuge › Add-ons.

Nach erfolgreicher Installation finden Sie in Ihrer Textverarbeitung dann oben eine zusätzliche Registerkarte namens Zotero und/oder einen zusätzlichen Eintrag in der Registerkarte Add-Ins.

Wie gehen Sie vor, wenn Sie in Ihrem Text einen Eintrag aus Ihrer Zotero-Sammlung zitieren wollen? Sobald Sie die Zotero-Registerkarte aufgerufen haben, gibt es ganz links ein Feld Add/Edit Citation.



Wenn Sie dieses zum ersten Mal anklicken, fragt Zotero Sie zunächst, in welchem Stil Sie zitieren möchten. Ein in medizinischen Publikationen gebräuchlicher Stil ist Springer Basic, den wir auch in diesem Beispiel verwenden.



Sobald Sie die Auswahl des Stils bestätigt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Publikation eingeben können. Wenn Sie anfangen, Titel oder Autor einzutippen, schlägt Zotero schon von sich aus Publikationen aus Ihrer Bibliothek vor, die passen könnten. Sobald Sie eine davon ausgewählt haben, wird sie entsprechend dem gewählten Stil in Ihr Dokument eingefügt.

6. Literaturverzeichnis erstellen

Sobald Sie die erste Referenz gesetzt haben, können Sie das Literaturverzeichnis in Ihr Dokument einfügen. Dazu klicken Sie auf das Feld Insert Bibliography in der Zotero-Registerkarte. An der Stelle, an der Sie aktuell in Ihrem Dokument stehen, wird dann ein Literaturverzeichnis eingefügt, das nur die Referenzen enthält, die Sie auch tatsächlich zitiert haben.



Somit entfällt der lästige Schritt, nicht benutzte Referenzen wieder aus dem Literaturverzeichnis zu entfernen. Entsprechend dem ausgewählten Stil wird das Literaturverzeichnis formatiert.

Sie können ein Literaturverzeichnis auch unabhängig von Ihren zitierten Referenzen erstellen, wenn Sie nur eine Literaturliste zusammenstellen möchten. Dazu öffnen Sie in Zotero mit einem Rechtsklick auf Ihre Sammlung das Kontext-Menü. Hier wählen Sie nun Literaturverzeichnis aus Sammlung erstellen.... Wenn die Literaturliste nicht alle Einträge der Sammlung enthalten soll, können Sie auch mit gedrückter Strg- oder Shift-Taste mehrere Einträge der Sammlung markieren und auch hier wieder mit einem Rechtsklick das Kontext-Menü öffnen und Literaturverzeichnis aus den ausgewählten Einträgen erstellen... auswählen.

Cave: Bevor Sie Ihre mit Zotero oder einem anderen Literaturverwaltungsprogramm erstellte Arbeit einreichen oder abgeben, kontrollieren Sie das Literaturverzeichnis einmal von Hand. Jede Bibliographie aus einem Literaturverwaltungsprogramm ist nur so gut wie die Online-Metadaten, die zur Verfügung stehen, und da in den verschiedenen Online-Datenbanken auch schon einmal falsche oder unvollständige Annotationen stehen, werden diese beim automatischen Abruf mit in das Literaturverwaltungsprogramm importiert.

7. Online-Synchronisation

Selbstverständlich bietet Zotero ebenfalls die Möglichkeit, eine Online-Synchronisation durchzuführen. Das bedeutet, dass Ihre Einträge in Ihrem Zotero-Benutzerkonto (also zusätzlich in der Zotero-Cloud) gespeichert werden. Auf diese Art können Sie, wenn Sie Zotero von mehr als einem Computer benutzen, die jeweiligen Änderungen ganz einfach von Rechner zu Rechner synchronisieren.

Um Ihre Sammlungen zu synchronisieren, benötigen Sie zunächst ein Zotero-Benutzerkonto und müssen dessen Zugangsdaten in die Zotero-Einstellungen eintragen. Die Einstellungen erreichen Sie in Zotero über Menüpunkt Bearbeiten › Einstellungen. In den Einstellungen wählen Sie dann die Registerkarte Sync.

Dort finden Sie den Link Account erstellen, der Sie auf die Zotero-Webseite führt, wo Sie sich ein Benutzerkonto einrichten können. Wenn dies geschehen ist und Sie die Einrichtung über die Bestätigungs-E-Mail, die Sie erhalten werden, beendet haben, können Sie die Zugangsdaten auch in diesem Fenster eintragen und speichern.

Wenn Sie die Synchronisation fertig eingerichtet haben und dabei keine der vorgegebenen Optionen verändert haben, wird Zotero jedes Mal, wenn Sie eine Referenz hinzufügen oder eine sonstige Änderung an Ihrer Sammlung machen, mit dem Online-Konto synchronisieren. Alternativ können Sie auch den Haken bei Automatisch synchronisieren entfernen und die Synchronisation von Hand starten, in dem Sie auf den kleinen Pfeil in der oberen rechten Ecke von Zotero klicken. Wenn Sie die Option Volltext-Inhalt synchronisieren deaktivieren, wird die Synchronisation schneller gehen, aber in diesem Fall bleiben die Volltexte nur lokal auf Ihrem Rechner gespeichert und werden nicht synchronisiert.

Mit einem kostenlosen Zotero-Konto haben Sie 300 MB Speicherplatz für Ihre Literatur zur Verfügung. Der günstigste kostenpflichtige Plan verschafft Ihnen 2 GB und kostet $20 USD im Monat. Wenn Sie über ein Zotero-Konto verfügen, können Sie sich auch ein Profil anlegen und verschiedene Social-Media-Funktionen nutzen, wie etwa wissenschaftliche Gruppen und Diskussionsforen - Sie müssen es aber nicht.

Diese Anleitung ist nur eine erste Starthilfe für den Umgang mit Zotero. Wenn Sie Zotero für Ihre tägliche Arbeit einsetzen, werden Sie zweifellos noch weitere Funktionen benötigen und entdecken, die hier nicht beschrieben sind.
Möchten Sie uns Feedback geben oder haben Sie Fehler gefunden, dann schreiben Sie uns an zotero [at] serapion-medical.de

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