1.1 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service

In den ersten Monaten des Jahres werden häufig Neuerungen und Programmverbesserungen ausgeliefert. Die sogenannten Updates werden in aller Regel über das Internet bereitgestellt. Der erste Schritt einer Lohnabrechnung sollte deshalb in der Überprüfung auf Programmaktualisierungen bestehen. Die Überprüfung lässt sich mit dem Aufruf des Menüpunktes »Nach Update suchen« vornehmen. Ist Ihr Computer an das Internet angeschlossen und wurde die Lexware-Softwareaktualisierung aktiviert, finden Sie in der Taskleiste am unteren rechten Bildschirmrand eine kleine grüne Weltkugel – den Lexware Info Service.

Wurde die Lexware-Softwareaktualisierung nicht automatisch mit dem Programmstart aktiviert, kann die Funktion über den Menüpfad Mein Lexware → Nach Updates suchen aufgerufen werden. Per Mausklick auf die Schaltfläche »Jetzt suchen« wird die Internetverbindung zum Lexware Service Center hergestellt und nach möglichen Programmaktualisierungen gesucht. Sind aktuelle Updates vorhanden, werden diese dargestellt und können auf den Computer heruntergeladen und anschließend installiert werden. Über die Schaltfläche »Konfigurieren« können Sie die Suche nach Aktualisierungen automatisieren. Mit der Option »Automatisch« wählen Sie den automatischen Aufbau einer Verbindung zum Lexware Service Center und die Suche nach Updates bei jedem Programmstart.

1.2 Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht

Zum Jahreswechsel und zum Teil unterjährig wird eine Kaufaktualisierung bereitgestellt, die Sie über einen Link in einer E-Mail aufrufen. Die E-Mail wird ihnen automatisch zugesendet, sofern das Unternehmen über eine Abo-Lizenz verfügt. Die Jahresaktualisierung wird in der Regel im November ausgeliefert und enthält noch keine gesetzlichen Änderungen oder neue Rechengrößen für das Folgejahr. Diese werden mit einer weiteren Aktualisierung im Januar ausgeliefert und stehen nur als Internet-Update zur Verfügung. Voraussetzung für die Internetaktualisierung ist jedoch die »passende Programmversion«, welche Sie über das Jahresupdate zuvor einspielen müssen.

Häufig werden zu Beginn des Jahres noch weitere Updates ausgeliefert. Es empfiehlt sich, vor jeder Entgeltabrechnung die Suche nach Updates zu starten. Updates lassen sich auch über die Internetseite der Lexware herunterladen und installieren.

Öffnen Sie dazu im Internet die Seite www.lexware.de. Wählen Sie auf der Startseite im oberen Bereich die Schaltfläche »Kontakt & Support« und anschließend »Alles zum Update«. Auf der folgenden Seite klicken Sie auf den Schaltknopf »Zum Update-Download« und wählen aus der Programmübersicht ihr Programm (z. B. lohn+gehalt plus) aus. Über die Schaltfläche »Hier Update herunterladen« können Sie die aktuelle Version auf dem Computer speichern und die Installation des Programms starten.

1.3 Datensicherungen durchführen

Lexware lohn+gehalt führt in den Versionen standard und plus automatisch beim Monatswechsel eine Datensicherung durch. In den Versionen professional und premium muss der Anwender selbst auf eine regelmäßige Datensicherung achten. Um zu verhindern, dass durch versehentliches Löschen oder bei anderweitiger Beschädigung des Datenbestandes sämtliche Daten unwiderruflich verloren sind, sollten Sie das folgende doppelte Sicherungskonzept durchführen:

1. Verwenden Sie für die Datensicherung ein externes Laufwerk oder sichern Sie die Daten in der Cloud. Möglich sind auch eine Sicherung auf einen USB-Stick oder im Online Center der Lexware zu halten.
2. Legen Sie zusätzlich eine Datensicherung auf der Festplatte des lokalen Rechners unter dem Verzeichnis »Lexware« an. Erstellen Sie mit dem Windows Explorer ein Unterverzeichnis »Datensicherung«, in welchem Sie eine aktuelle Gesamtsicherung speichern.

Bei der Datensicherung werden alle Dateien in ein frei wählbares Verzeichnis kopiert und komprimiert. Das heißt, die Datensicherung sichert alle Firmen (Mandanten) mit allen Arbeitnehmern und alle bis zum Zeitpunkt der Sicherung eingegebenen Stamm- und Abrechnungsdaten des gesamten laufenden Jahres und von abgerechneten Vorjahren. Dabei wird der aktuelle Stand der Daten gespeichert. In der Version financial office sichern Sie bei der Datensicherung den Datenbestand über alle drei Module Lexware buchhaltung, Lexware faktura+auftrag und Lexware lohn+gehalt. Eine Sicherung nur einer Firma oder nur des Teiles von lohn+gehalt ist in den Versionen standard und plus nicht möglich. In diesen Versionen wird immer eine vollständige Datensicherung des gesamten Datenbestandes durchgeführt. In den Versionen lohn+gehalt pro und premium ist eine Firmensicherung möglich.

Die Datensicherung lässt sich über den Menüpfad Datei → Datensicherung → Sicherung vornehmen. Nachdem Sie über die Schaltfläche »Durchsuchen« das Verzeichnis auf der Festplatte bestimmt haben, gelangen Sie im dritten Schritt des Sicherungsassistenten über die Schaltfläche »Weiter« in den Sicherungsassistenten. Per Mausklick auf die Schaltfläche »Weiter« wird anschließend der gesamte Datenbestand in das zuvor angegebene Verzeichnis in komprimierter Form gesichert.

Bei der Datensicherung wird eine Datei LGvvvv_jjjjmmtt_hhmmss.zip bzw....