Rechtsfragen in Coaching, Training und Beratung (eBook)

4. Daten- und Persönlichkeitsschutz

Als Coach, als Berater und in geringerem Umfang als Trainer erhält man von Klientinnen/Klienten, aber auch von anderer Seite viele und zum Teil hochsensible Informationen. Diese können persönliche Verhältnisse betreffen (personenbezogene Daten) oder geschäftlicher Natur sein (Geschäftsgeheimnisse).

4.1 Geschäftsgeheimnisse sind gesetzlich geschützt.

1. Geschäftsgeheimnis eine Information

1. die weder insgesamt noch in der genauen Anordnung und Zusammensetzung ihrer Bestandteile den Personen in den Kreisen, die üblicherweise mit dieser Art von Informationen umgehen, allgemein bekannt oder ohne Weiteres zugänglich ist und daher von wirtschaftlichem Wert ist und
2. die Gegenstand von den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber ist und
3. bei der ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung besteht;

Nach dieser gesetzlichen Definition sind Geschäftsgeheimnisse alle auf ein Unternehmen bezogenen Informationen,

• die seitens des Unternehmens ausdrücklich als vertraulich benannt werden,
• nicht allgemein bekannt und auch nicht ohne Weiteres zugänglich sind,
• für das Unternehmen einen wirtschaftlichen Wert darstellen,
• durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen geschützt sind und
• die vernünftigerweise als Geschäftsgeheimnisse angesehen werden müssen, bei denen also anzunehmen ist, dass das Unternehmen an deren Geheimhaltung ein berechtigtes, insbesondere wirtschaftliches Interesse haben kann. Man sollte dabei vorsichtig sein und zur eigenen Sicherheit alles als Geschäftsgeheimnis betrachten, was eines sein könnte.

Solche Geschäftsgeheimnisse dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie bekannt gegeben wurden, und auch nur in dem Umfang, in dem es vereinbart wurde. Fehlt eine ausdrückliche Vereinbarung, muss man sich daran orientieren, was der Inhaber des Geschäftsgeheimnisses mit der Bekanntgabe bezweckt und welche Nutzung er gestatten möchte. Ist man unbeabsichtigt auf ein Geschäftsgeheimnis gestoßen, sollte man es in jedem Fall für sich behalten. Zwei Ausnahmen sind zu beachten13:

1. Informationen, die in der Öffentlichkeit bekannt sind, etwa in der Zeitung gestanden haben, darf man zur Kenntnis nehmen.
2. Zur Aufdeckung einer rechtswidrigen Handlung oder eines beruflichen oder sonstigen Fehlverhaltens dürfen Geschäftsgeheimnisse offengelegt werden, wenn die Erlangung, Nutzung oder Offenlegung geeignet ist, das allgemeine öffentliche Interesse zu schützen.

4.2 Personenbezogene Daten, d. h. alle Informationen, die sich auf eine bestimmte Person beziehen oder auf sie zurückgeführt werden können, sind durch die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) besonders geschützt. Sie stellt folgende Grundsätze auf:

• Datensparsamkeit: Die Erhebung, Speicherung und Nutzung fremder personenbezogener Daten ist nicht schon deswegen erlaubt, weil sie möglich ist. Sie ist ausdrücklich nur zu einem bestimmten, zulässigen und legitimen Zweck erlaubt, es dürfen nur so viele Daten verarbeitet werden, wie für diesen Zweck erforderlich, sie dürfen nur denjenigen zugänglich gemacht werden, die damit umzugehen haben und sie sind zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Der Grundsatz lautet also: Nur so viel Erhebung, Verarbeitung und vor allem Weitergabe von Daten, wie notwendig, angemessen und für den Inhaber der Daten zumutbar.

Das gilt in erster Linie für die Gesprächsinhalte. Wenn beispielsweise in einem an sich berufsorientierten Coaching die Sprache auf familiäre Verhältnisse kommt, der Klient über Probleme mit seiner Ehefrau berichtet und der Coach diese zur Kenntnis nimmt, erhebt er nicht nur personenbezogene Daten des Klienten, sondern auch solche der Ehefrau. Das ist nur zulässig, wenn es für den Erfolg des Coachings erforderlich ist. Wenn der Coach feststellt, dass der Klient sich über private Verhältnisse verbreitet und dies dem Coaching nicht förderlich ist, wird er das Gespräch in geeigneter Weise auf andere Themen lenken. Andernfalls wird er das Gesagte zur Kenntnis nehmen, sich wenn nötig Notizen machen, aber dafür sorgen, dass niemand außer ihm davon Kenntnis erhält.

Nichts anderes gilt für einen Trainer, der die Kursteilnehmer einen Test schreiben lässt und dabei unterschiedliche Kenntnisstände feststellt. Er wird sich fragen müssen, ob er den Arbeitgeber der Teilnehmer über die schwachen Leistungen bestimmter Teilnehmer unterrichten darf. Er wird die Frage verneinen müssen, wenn diese Unterrichtung nicht von vornherein mit den Teilnehmern abgesprochen war, denn die Teilnahme an einem Test schließt nicht automatisch die Bereitschaft zur Offenlegung der Ergebnisse ein.

Ein Berater wird überwiegend geschäftliche Daten erfahren, die dem Schutz des Geschäftsgeheimnisses unterliegen. Solche Daten können schnell einen Personenbezug bekommen, etwa wenn über Kosteneinsparung diskutiert wird und die Frage auftaucht, welche Mitarbeiter weiterhin ein Dienstfahrzeug nutzen sollen. Der Berater wird dann für sich behalten, dass Meier ein teureres Auto fährt als Schulz, und dass Schmitt wegen verbotener Privatnutzung abgemahnt wurde. Wenn ein Einzelkaufmann oder der Inhaber einer Einpersonen-GmbH beraten wird, sind alle geschäftlichen Informationen zugleich personenbezogene Daten.

Der Datenschutz und damit das Prinzip der Datensparsamkeit gilt für auch technische und organisatorische Daten, wenn sie einen persönlichen Bezug haben. Dazu zählen Anzahl, Zeit und Ort der Sitzungen, Absprachen zum Honorar, Schilderungen der beruflichen oder wirtschaftlichen Situation des Klienten und seines Arbeitgebers. Es gilt auch für scheinbar unbedeutende Daten wie die Preise in der Betriebskantine oder die Arbeitszeiten des Reinigungsdienstes.

Personenbezogene Daten, die nicht mehr gebraucht werden, sind zu löschen. Wenn ein Coaching abgeschlossen ist, sind die in seinem Verlauf gemachten Notizen zu vernichten. Wenn allerdings die Aussicht besteht, dass der Kunde einen weiteren Auftrag erteilt, darf man die voraussichtlich notwendigen oder nützlichen Daten aufbewahren. Wenn man gezwungen ist, einen Rechtsstreit zu führen, darf man alle Daten aufbewahren, die zur eigenen Verteidigung benötigt werden.

Daten löschen heißt, sie so unkenntlich machen, dass sie nicht mehr rekonstruiert werden können. Es ist auch zulässig, die Daten so zu anonymisieren, dass sie keine Rückschlüsse auf Personen mehr zulassen. Damit sind sie keine personenbezogenen Daten mehr und können für statistische, wissenschaftliche oder andere Zwecke verwendet werden.

• Zweckbindung: Daten werden zu einem bestimmten Zweck erhoben und dürfen in der Regel auch nur für diesen Zweck verwendet werden. Das betrifft schon alltägliche Informationen wie Name, Anschrift und Telefonnummer und gilt erst recht für die vertraulichen wirtschaftlichen, familiären, gesundheitlichen und sonstigen persönlichen Daten, die von der Klientin/dem Klienten offengelegt werden. Hier muss differenziert werden: Die technischen Daten wie Anschrift, Telefonnummer, Terminplanung und dergleichen dienen organisatorischen Zwecken und werden dafür verwendet. Die Daten zum Honorar und zur Kontoverbindung benötigen Sie für die Abrechnung und für die Abgabe der Einkommensteuererklärung. Die Informationen zur beruflichen und persönlichen Situation der Klientin/des Klienten benötigen Sie für das Coaching. Sie dürfen die jeweiligen Daten nur für den Zweck verwenden, für den sie erhoben wurden.

Als weiterer Verarbeitungszweck kommt die Publikation der gewonnenen Daten, etwa in einer Fachzeitschrift, einem Buch oder einer Dissertation in Frage. Wenn die Daten in anonymisierter Form verarbeitet werden, sodass sie zuverlässig nicht mehr auf einzelne Personen zurückgeführt werden können, ist diese Änderung des ursprünglichen Zwecks der Datenerhebung unproblematisch. Anonymisierte Daten können auch an Dritte, etwa an ein wissenschaftliches Institut, weitergegeben werden. Die Weitergabe in der ursprünglichen personenbezogenen Form ist aber nur mit ausdrücklicher und vorab erteilter Einwilligung der Betroffenen zulässig.

Für die Handhabung besonders sensibler Daten gibt es ein allgemeines Verarbeitungsverbot.