2   Das sollten Sie über Business Cases wissen

2.1   Was Sie in diesem Kapitel erwartet

In Kapitel 1 haben Sie erfahren, welche grundsätzlichen Überlegungen beim Ansatz und Aufbau dieses Buchs eine Rolle gespielt haben und wie Sie es effektiv und effizient nutzen können.

Dieses Kapitel soll Sie in die Lage versetzen,

• den Nutzen von professionell aufgebauten Business Cases zu verstehen,

• den empfohlenen Leitfaden für die Erstellung von Business Cases sicher anwenden zu können,

• die Controller Toolbox für professionelle Business Cases zu überblicken,

• die Einbettung von Business Cases in einen Projektlebenszyklus und die Rolle von Business Cases im Projektmanagement kennenzulernen und

• sowohl für einen externen als auch für einen internen Business Case den geeigneten Aufbau einer Dokumentation mit den richtigen Inhalten zu finden.

2.2   Wofür Sie Business Cases brauchen

Stakeholder der Entscheidungsvorlage

Stehen Sie vor der Herausforderung, als Fachbereichs- oder Projektleiter die Genehmigung für Ihre neue Projektidee von der Geschäftsführung zu bekommen? Akquirieren Sie Neugeschäfte bzw. Aufträge auf dem externen Markt und unterbreiten Sie Ihren externen Kunden Angebote, um zu Deals zu kommen? Oder sind Sie für die interne Einführung neuer Systeme verantwortlich und müssen Ihrem Vorstand angesichts knapper Budgets jeweils den unternehmensweiten Nutzen eines Vorhabens nachweisen? Oder ist es Ihre Aufgabe als konzerninterner Akquisiteur Ihren internen Kunden die Vorteilhaftigkeit neuer Kundenprodukte oder -projekte nachzuweisen?

Wichtige Managemententscheidungen werden heute auf der Basis von Business Cases getroffen. Zentrale Stakeholder sind dabei:

• Business-Case-Auftraggeber,

• Business-Case-Ersteller,

• Business-Case-Entscheider,

• Projektleiter der späteren Umsetzung,

• Dritte wie Betriebs- und Wirtschaftsprüfer,

• das Unternehmen mit den beteiligten und betroffenen Mitarbeitern als Ganzes.

Business Cases machen für alle Sinn. Allerdings ist ihr Nutzen für die unterschiedlichen Stakeholder unterschiedlich gelagert.

Nutzen für Business-Case-Auftraggeber

Der Business Case

• beschreibt den Scope und die Rahmenbedingungen eines Investitionsprojekts,

• erzeugt eine notwendige Verbindlichkeit im Verhältnis zwischen dem Auftraggeber und dem Ersteller des Business Cases,

• stellt sicher, dass strategische Optionen ausgearbeitet und geprüft werden und damit strategische Potenziale mit größerer Erfolgswahrscheinlichkeit gehoben werden.

Nutzen für Business-Case-Ersteller

Ein Business Case

• schafft Klarheit, wie dem Business-Case-Auftraggeber mithilfe überzeugender Präsentationsunterlagen und hochwertiger Entscheidungsvorlagen der größtmögliche Nutzen vermittelt werden kann,

• bietet ein methodisches Fundament,

• gibt einen roten Faden für die Erstellung und Bewertung von Entscheidungsvorlagen,

• vermittelt Sicherheit bei der Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen,

• motiviert, Zahlen, Daten, Fakten selbstständig zu recherchieren, herzuleiten, zu schätzen und zu bewerten,

• gibt den Anstoß, die hinter dem Business Case stehende Thematik im Rahmen der Erstellung viel intensiver zu durchdenken, als das sonst geschehen würde.

Nutzen für Business-Case-Entscheider

Business Cases

• helfen Zukunftsinvestitionen zu bewerten,

• quantifizieren strategische Potenziale mit Key Performance Indicators (KPIs),

• geben einen roten Faden für die Bewertung von Entscheidungsvorlagen,

• bedingen die Notwendigkeit einer Stopp/Go-Entscheidung bei der Projektbewertung,

• erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit von Entscheidungen,

• rechtfertigen als schriftliche Dokumente vor dem Start von Projekten die Projektnotwendigkeit,

• fungieren als Bindeglieder zwischen der strategischen Planung und der operativen Umsetzung im Tagesgeschäft.

Nutzen für Business-Case-Umsetzer, die späteren Projektleiter

Business Cases

• grenzen ein Investitionsprojekt gegenüber anderen Vorhaben ab,

• beschreiben den Scope und die Rahmenbedingungen einer Investitionsmöglichkeit,

• liefern eine zunächst grobe Datenbasis für die spätere detaillierte Projektplanung,

• machen deutlich, dass mit Maßnahmen und Projektaktivitäten die Grundlage für eine Verbesserung der Zielgrößen gelegt wird.

Nutzen für Dritte, z. B. Betriebs- und Wirtschaftsprüfer

Business Cases

• bieten eine methodische Grundlage für Bilanzbewertungen von immateriellen Vermögensgegenständen,

• liefern die Dokumentation und die Rechenmodelle für die Aktivierung von Entwicklungskosten nach IAS und BilMoG.

Nutzen für Unternehmen und Organisationen als Ganzem

Business Cases

• dienen als strategische Grundlage für Entscheidungsprozesse in der Organisation und haben damit eine Enabling- bzw. Supportfunktion,

• bieten das notwendige betriebswirtschaftliche Wissen an, Investitionen und strategische Projekte professionell zu planen,

• liefern praxiserprobte und kompakte Anleitungen,

• vermitteln Sicherheit in der Kommunikation mit Kundenvertretern bei Markt-Cases, mit Entscheidern aus den Bereichen „Rechnungswesen“, „Finanzen“ und „Controlling“ bei Infrastruktur-Cases sowie mit den Wirtschaftsprüfern.

Um Business Cases treffend charakterisieren zu können, betrachten Sie sie am besten aus unterschiedlichen Perspektiven. Interessante Blickwinkel bieten dabei Business Cases:

• als Denken in Szenarien,

• geben Antworten auf zentrale Fragen,

• als kritische Auseinandersetzungen mit Annahmen,

• erzählen eine zukünftige Story,

• bewerten strategisches Zukunftshandeln,

• als Denken in Mehrwerten,

• als Nachweise gemäß IAS 38,

• auch als Nachweise nach BilMoG,

• unterstützen die Projekt- und Investitionsplanung,

• als Gesamtpaket.

Business Cases als Denken in Szenarien

Ein Business Case liefert ein Zukunftsbild zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung von Investitionen, Projekten oder neuen Produkten1. „Prognosen sind schwierig, vor allem wenn sie die Zukunft betreffen.“ Dieser alte Kalauer trifft die Realität in vielen Unternehmen und Organisationen: Führungskräfte fällen Investitionsentscheidungen von hoher Tragweite, ohne zu wissen, wie sich die Rahmenbedingungen für ihre Entscheidung verändern werden. Es ist aber entscheidend,dass man Vorstellungen über die Welt von morgen mit ihren Chancen und Bedrohungen entwickelt und intelligente Strategien entwirft und umsetzt, um die erkannten Chancen zu nutzen und den Bedrohungen geschickt aus dem Weg zu gehen. Das rechtzeitig und richtig zu tun bedeutet, dass man über Strategiekompetenz verfügt.

Szenarien sind in sich alternative Bilder der Zukunft. Sie zeigen auf, was in der Zukunft passieren kann. Szenarien erlauben:

• Alternative zukünftige Entwicklungen und Umfelder zu identifizieren und zu beschreiben.

• Mit zukünftigen Entwicklungen zusammenhängende, potenzielle Geschäftschancen und -risiken aufzudecken.

• Handlungsmöglichkeiten und Auswirkungen möglicher Handlungen zu analysieren.

Business Cases geben Antworten auf zentrale Fragen

Im Wesentlichen soll ein Business Case Antworten liefern auf die Fragen:

• „Was sind die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen, wenn wir das Projekt durchführen? Was passiert, wenn wir es nicht durchführen?“2

• „Macht das Vorhaben strategisch Sinn? Leisten die kurz- und mittelfristigen Projektziele einen Beitrag, um unsere...