Handbuch Sekretariat und Office-Management (eBook)

Maria Akhavan ist Verlagsleiterin Corporate Publishing bei Springer DE, Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH. Sie war von 1999 bis 2010 Chefredakteurin der Fachzeitschrift working@office. Daneben leitete sie als Verlagsbereichsleiterin das gesamte Buchprogramm des Springer Gabler Verlags sowie die Seminar- und Weiterbildungsaktivitäten des Gabler Management Instituts (GMI) und Sekretariat Seminare für Fach- und Führungskräfte in Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung und Office-Management.Angelika Rodatus, Diplom-Kauffrau, hat als Chefredakteurin lange Jahre einen Sekretärinnen-Newsletter betreut. Heute ist sie als freie Journalistin und Autorin im Bereich Wirtschaft und Office-Management tätig. Annette Rompel, studierte Germanistin, ist seit Oktober 2009 Chefredakteurin der Zeitschrift working@office. Seit 2008 ist sie Jury-Mitglied des bundesweiten Wettbewerbs „Leitz sucht Deutschlands beste Sekretärin“.

Vorwort zur 5. Auflage 5
Inhaltsverzeichnis 7
Teil I Büroorganisation 11
Beschaffungsmanagement 12
Professionell und kostenoptimiert einkaufen 12
Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses 13
Die Anfrage 15
Angebotsvergleich 17
Die Angebotsverhandlung 19
Auftragsvergabe: Die Bestellung 21
Kontrolle der Leistungserbringung 23
Anhang 24
Informations- undAblagemanagement 25
Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen 25
Informationen sind die Nabelschnur 25
Warum benötigt man Informationen? 26
Informationen aufnehmen und verarbeiten 27
Informieren kann nur der Informierte 27
Das ist Ihr Gewinn 29
Weg mit der Informationsflut – Informationen beim Eingang filtern 30
Nicht mehr suchen, sondern gezielt wiederfinden 33
Warum Unterlagen aufbewahren? 34
1. Betriebliche Notwendigkeiten 34
2. Gesetzliche Vorschriften 34
3. Internationale Normung DIN ISO 15489 34
4. Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten 35
5. Interne Aufbewahrungsfristen 35
In welcher Form muss aufbewahrt werden? 35
Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten 35
Warum gestaltet sich Ablage so schwierig? 36
Das problematische Merkmal „Gegenstand“ 38
Ablegen nach „Prozessen“ 39
Was ist ein Prozess? 40
Prozesslandkarte und Prozessarten 42
Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug) 43
Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS) 44
Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente 44
Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems 45
Holen Sie alle mit ins Boot 46
Das 8-Schritte-Schema der Ablage-Reorganisation 46
Intranet Office-Handbuch 48
Internes Wissen auf Mausklick verfügbar 48
Die Managementassistentin als Informationsmanagerin 48
Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Wissensdatenbank. 49
Schritt 1: Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament verweilen 49
Schritt 2: Wie überzeugen Sie Ihren Chef? 49
Schritt 3: Wie bekommen Sie andere Kolleginnen ins Boot? 50
Tipps für teamgerechtes Verhalten: 50
Charakteristika eines Hochleistungsteams: 51
Welche Aufgaben hat die Teamleitung? 52
Schritt 4: Ziele schriftlich fixieren! 52
Leitfaden für Ihren PowerPoint-Vortrag: 52
Die Projektleitung behält die Übersicht 55
Anforderungsprofil für die Teamleitung 55
Schritt 5: Zusammenarbeit mit anderen Kollegen sichern 56
Papierlos ist effizient 56
Schritt 6: Inhalte sammeln und strukturieren 56
Impulse von außen sind wichtig! 56
Schritt 7: Teammeetings organisieren 57
Regelmäßige Treffen sind ein Muss! 57
Schritt 8: Am Projekt wachsen 58
Kritische Situationen in der Zusammenarbeit mit dem Team erfolgreich meistern 58
Schritt 9: Update sicherstellen 59
Schritt 10: Regelmäßigen Relaunch anstoßen 59
Checkliste: Arbeitspaket 60
Checkliste: Projektauftrag 61
Checkliste: Termin- und Vorgehensplan 62
Weiterführende Quellen 63
Literatur 63
Linktipp 63
Teil II Korrespondenz 64
Die neue Geschäftskorrespondenz –professionell, kundenorientiert,abwechslungsreich 65
Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens? 65
Form und Norm 65
Korrespondenz und Unternehmensphilosophie 66
Kundenorientierte Ausdrucksweise 66
So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird! 67
Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt! 67
Der gelungene Einstieg 68
So können Sie Ihren Brief beginnen! 69
Das gelungene Briefende – der letzte Eindruck ist entscheidend 73
Beispiele für ein gelungenes Briefende 75
Konkrete Korrespondenztipps 76
Abkürzungen 76
Absätze 80
Abschnitte 81
Absender 81
Anführungszeichen 83
Anlage(n) 83
Anrede 84
Anschriftfeld 89
Häufig gestellte Fragen zum Thema „Anschriftfelder“ 93
Auslandsanschrift 100
Betreff 101
E-Mail-Management 103
Die elektronische Post sinnvoll einsetzen 103
Der Triumphzug der elektronischen Post 103
Woher kommt die E-Mail-Flut? 104
Umgang mit E-Mails – intelligent und effizient! 104
Basics 105
Inhaltliche Tipps 106
Technische Tipps 107
Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen 108
Überfüllter Posteingang – was nun? 109
Richten Sie sich feste Lesezeiten ein! 109
Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen! 110
Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort! 110
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage! 111
Halten Sie Ordnung 112
Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms 113
Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand 114
Protokollführung 115
Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen 115
So geht’s leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden 117
Dreispaltiges Protokoll-Formular 119
Das Pro-Contra-Blatt 119
Das Drei-Phasen-Protokollblatt 120
Mindmapping 122
Was muss rein ins Protokoll 123
Gut in Form – das druckreife Protokoll 124
Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle 127
Aufbau einer Besprechung 128
Einleitung 128
Durchführung 128
Auswertung 128
Verabschiedung 128
Orientierung vor der Sitzung 129
Erstellen eines Protokoll-Entwurfs 131
Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf 132
Muster eines Protokollformulars 133
Alternativformular: 134
Weiterführende Quellen 135
Literatur 135
Linktipps 135
Teil III Chefentlastung 136
Terminmanagement mit MicrosoftOffice Outlook 2010 137
Termine professionell planen und im Auge behalten 137
Gut organisiert starten 137
Der Navigationsbereich 138
Ansichtsbereich 138
Lesebereich 138
Die Aufgabenleiste 139
Was ist für Sie wichtig? 139
Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook 139
Termine planen 139
Termine eingeben 141
Termine thematisch gruppieren 142
Termine in Serie 143
Termine optisch erfassen 144
Besprechungen planen 145
Besprechungsanfragen stellen 145
Den aktuellen Stand überprüfen 146
Mehrere Kalender anzeigen 147
Aufgaben planen 148
Aufgaben im Blick behalten 149
E-Mails in Aufgaben oder Termine umwandeln 151
Kategorien erleichtern die spätere Suche 151
Kategorien erstellen und zuweisen 151
Informationen nach Kategorien gruppieren und suchen 152
Virtuelle Chefentlastung 155
So klappt Chefentlastung virtuell 155
Anforderungen früher und heute 156
Die Beherrschung der Informationsflut 156
Moderne Kommunikationstechnologien 157
Das Telefon 157
Internet 158
E-Mail 159
Usenet, Newsgroups und Webforen 159
Chat 160
Internet Telefonie/Videokonferenz, Instant Messaging 161
Weblog 161
Twitter 161
RSS-Feed 162
Social Networks 162
Smartphones 163
Blackberrys 164
Kommunikationsformen zwischen Personen 164
Anforderungen an moderne Kommunikationstechnologien 165
Was bedeutet Transparenz im Sekretariat? 166
Was kann die Abläufe stören? Worauf ist zu achten? 168
Wo geht die Reise hin im Sekretariat? 168
Weiterbildung 169
Teamarbeit 170
Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen 170
Vorteile der Teamarbeit 170
Voraussetzungen und Rahmenbedingungen 172
Entwicklungsphasen eines Teams 173
Formierungsphase 174
Konfliktphase 174
Normierungsphase 174
Arbeitsphase 175
Die verschiedenen Teamrollen 175
Ihre Rolle im Team 176
Teamverstärker 177
Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen 178
Konflikte im Team erkennen und bewältigen 179
Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern 181
Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen 181
Erfolgreiche Teamarbeit gestalten 182
Teamgeist fördern 183
Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit 184
Zeitgemäß präsentieren:professionell, überzeugend undmotivierend 185
So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen 185
Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen 186
1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional 186
Statt: 187
Besser so: 188
So nicht – Negativbeispiele für Charts 189
So nicht: Überladener Master 189
So nicht: Bullet-Chart 189
So nicht: Information Overload 190
So nicht: Überladene Folie 190
Besser so – Positivbeispiel für Charts 191
Leerer weißer Folienmaster: 191
Aussagekräftige Diagramme: 192
Sinnvolle Animationen: 192
Emotionale Bildfolien: 193
2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise 194
3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz 194
Vorgehensweise Hyperlinkpräsentation 195
4. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind interaktiv 197
5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich 197
20 Alternativen zur Aufzählungsfolie „Sie erhalten hohe Qualität“ 198
6. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind unterhaltsam 199
7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind „PowerPoint-reduziert“ 200
Vorgehensweise: Folie ausblenden 200
8. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind bildreich 201
9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht 202
10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig 204
Travel-Management 205
Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen 205
Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management? 205
Travel-Management – Organisatorische Einbindung 207
Aufgaben des Geschäftsreisemanagements 207
Kosten im Geschäftsreisemanagement positiv beeinflussen 208
Was ist eine Reiserichtlinie? 211
Geschäftsreisen planen und buchen 212
Der Reisebüroservice und seine Kosten 213
Reisebuchung effizient gestalten 214
Bahntickets 215
Mietwagen 216
Hotels 216
Zahlungsmittel 218
Die Reisestellenkarte 218
Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte 219
Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden 221
Reisevorbereitung 221
Während der Reise: Was tun, wenn etwas passiert? 222
Die Reisekostenabrechnung 223
Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug in Deutschland 223
Bewirtung von Geschäftsfreunden 224
Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte 224
Glossar 225
Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie 227
Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide 230
Muster einer Reisemittelbestellung 233
Event-Management 235
Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren 235
Grundlagen der Veranstaltungsorganisation 235
Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung: 236
Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen 237
Kontaktbörse Messen 237
Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service) 238
Fachzeitschriften 238
Kontaktbörse Veranstaltungen 239
Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit 240
Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe 240
Veranstaltungsziel 240
Ihre Zielgruppe 241
Budgetierung und Kostenkontrolle 242
Sicher planen: Soll-Ist-Vergleich 243
Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting 244
Veranstaltungstermin 244
Die Location 244
Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation 245
Rahmen- und Freizeitprogramme 245
Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren 246
Notfallplanung 246
Versicherungen 247
Anmeldungen 248
Abgaben: GEMA und KSK 249
Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht 249
Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen 249
Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden 250
Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten 251
Kontinuierliche Kostenverfolgung 255
Entscheidungsvorbereitung für den Chef 256
Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen 256
Kriterien für die Entscheidung 257
Priorisierung der Kriterien 258
Termine beachten 259
Aufwand und Kosten 261
Nutzen und Gewinn 262
Betroffene Personen und Projekte 263
Briefinggespräch mit dem Chef 265
Sämtliche Alternativen aufzeigen 265
Alle Informationen sammeln 266
Strukturieren und ordnen 266
Management Summary 267
Visualisierung und Darstellung 267
Erinnerung und Wiedervorlage 267
Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung 268
Den Entscheider drängeln 268
Unvollständig vorbereiten 268
Wichtige Personen nicht einbeziehen 268
Die Entscheidung abnehmen 269
Zu viel Text schreiben 269
Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten 269
Die Zusammenfassung fehlt 269
Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten 269
Mailings 269
Warenbestellungen 270
Hotelbuchungen 270
Einführen einer neuen Software 270
Weiterführende Quellen 271
Literatur 271
Linktipps 271
Teil IV Kommunikation 272
Konfliktmanagement 273
Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen 273
Konfliktbewältigung 273
„Love it, change it or leave it”: Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe 276
Love it 276
Übungstipps aus der Kinesiologie 277
Change it 278
Leave it 278
Konfliktanalyse 280
Konfliktarten 280
Konfliktmerkmale 281
Eskalationsstufen 281
Konfliktlösungsstrategien 283
Konfliktursachen und Lösungen 284
Digitalisierung 284
Bezugsrahmen 285
Grundpositionen 285
Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche 286
Unterschiedliche Ziele 287
Werte und Glaubenssätze 287
Meetings professionell moderieren 289
Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen 289
Monolog oder Meeting? 289
Moderieren kann jeder lernen 290
Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis 290
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks 290
Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich 291
Wer den Überblick hat, hat Interesse 292
Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator 293
Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss 294
Zehn Minuten Information: In der Kürze liegt die Würze 294
Diskussionsthemen sammeln 295
Punkte kleben, um Themen zu priorisieren 297
Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang 298
Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand 298
Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach 299
Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme 300
Die Teilnehmer haben das letzte Wort 301
Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich 301
Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer 302
Gesprächsführung 303
Im Gespräch agieren und reagieren, ohne in die Defensive zu geraten 303
Gemeinsamkeiten aller Gespräche 303
Gesprächsvorbereitung 304
Gesprächsverlauf 306
Die Gesprächseinleitung 306
Die Gesprächseröffnung 306
Der Hauptteil 307
Der Gesprächsabschluss 307
Wer fragt, führt – aber wie? 308
Positiv formulieren 311
Von unklaren zu klaren Formulierungen 311
Von passiven zu aktiven Formulierungen 313
Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen 313
Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen 314
Nutzen Sie Gesprächsförderer 315
Meiden Sie Gesprächsfallen 315
Erkennen Sie Fallstricke 316
Interkulturelle Kompetenz 318
Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden 318
Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland) 318
Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland) 319
Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei) 320
Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren) 321
USA und Kanada 322
Südamerika 323
Asien 323
Naher Osten und arabische Staaten 326
Russland 327
Andere Kulturen schätzen 327
Weiterführende Quellen 329
Linktipps 329
Teil V Assistenz im Management 330
Projektmanagement 331
So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert 331
Projektdefinition 331
Zeitlicher Rahmen 331
Ressourcenplanung 332
Komplexität 332
Know-how-Zuwachs 332
Definition Projekt 332
Projektgliederung nach Phasen 333
Phase 1 – Vorphase 333
Phase 2 – Projektplanung 334
Phase 3: Projektsteuerung – Realisierungsphase 335
Phase 4: Projektabschluss 335
Projektideen formulieren und präsentieren 335
So holen Sie die Entscheider ins Boot 336
Die wichtigsten Fixpunkte 337
Vom Problem zum Projekt 337
Problembeschreibung 338
Zufriedenheitsskala 338
ABC-Analyse 339
Klarheit führt zu Lösungen 341
Risikoanalyse 341
Risiko analysieren, Lösungen finden 341
Risikoabschätzung 341
Machbarkeit 341
Ursachenforschung 341
Zieldefinition 342
Strategisch vorgehen 342
Zeitmanagement 342
Die Zeitleiste fest im Blick 342
Übersicht mit Software-Einsatz 343
Terminplan 344
Meilensteine 345
Ereignislisten 345
Kostenkalkulation 347
Kostenentwicklung erkennen 347
Projektabschluss 348
Projektabschlussbericht 349
Projektnutzen 350
Führungswissen im Sekretariat 352
So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation 352
Mitarbeiterführung – worum es geht 352
Das Führungsdreieck 352
Anforderungen an eine Führungskraft 354
Führungseigenschaften 354
Selbstreflexion – Das JoHari-Fenster 355
Der Führungsstil 356
Lenken 357
Trainieren 358
Unterstützen 358
Delegieren 358
Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters 358
Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv 361
Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg 363
Leitgedanken zur Motivation 364
Checkliste 365
Erfolgreiche Kritikgespräche führen 367
Direkte Ansprache von Mitarbeitern 367
Angemessener Rahmen 368
Orientierung an konkreten Situationen 368
Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt? 368
Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde 368
Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig. 370
Rechtswissen im Sekretariat 371
Die wichtigsten Rechte + Pflichten im Office-Management 371
So kommt ein Vertrag zustande 371
Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit 372
Besonderheiten des Kaufvertrags 374
Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschreibt 377
Prokura (ppa) 378
Handlungsvollmacht (i. V. i. A.)
Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung 379
Persönlich, vertraulich usw.: Wer welche Post öffnen darf 380
Formvorschriften: Was für Rechnung, Geschäftspapier und E-Mails gilt 380
Das gilt für die GmbH-Geschäftspost 381
Das gilt für die GmbH-Rechnungen 381
Das gilt für GmbH-E-Mails 382
Das gilt für die Geschäftspost einer AG 382
Das gilt für Einzelkaufleute 383
Mahnung und Vollstreckung: So kommt man ans Geld 383
Das außergerichtliche Mahnverfahren 384
Das gerichtliche Mahnverfahren 384
Die Zwangsvollstreckung 386
Arbeitsrecht: Das gilt für die Arbeitsverhältnisse 386
Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren 386
Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses 389
Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren 394
Managementwissen im Sekretariat 403
Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick 403
Unternehmen müssen sich stetig wandeln 403
Total Quality Management (TQM) – umfassende Qualitätskontrolle 404
Six Sigma 405
Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen 405
Six Sigma Organisation 405
Strukturierte Vorgehensweise DMAIC 406
Kaizen 407
Balanced Scorecard (BSC) 408
Change-Management 409
Lernende Organisation 411
Knowledge-Management – Wissensmanagement 412
Weblogs oder Blogs 413
Wikis 413
Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement 414
Weiterführende Quellen 416
Linktipps 416
Teil VI Selbstmanagement 417
Modernes Zeitmanagement 418
Wege zum modernen Zeitmanagement 418
Ohne Ziel keine Richtung 418
Wozu benötigen wir überhaupt Ziele? 418
Tunichtgut und Zeitdieb 420
Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren 421
Die elegante Art „Nein“ zu sagen 422
Weg mit dem Hemmschuh „Aufschieberitis“ 423
Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief 424
Prioritäten: Der Primus inter pares 426
A: Aufschreiben von Aufgaben 427
L: Länge der Aufgaben abschätzen 427
P: Pufferzeiten reservieren 428
E: Entscheidungen treffen 428
N: Nachkontrolle 429
Wirkungsvolle Waffen gegen die Zettelwirtschaft 429
Belohnung muss sein 431
Von Multitasking bis Burnout – Ursachen und Gegenmaßnahmen 432
Burnout-Symptome 432
Gegenmaßnahmen 433
Checklisten zur Erleichterung im Alltag 435
Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung 435
Checkliste für Konferenzen/Besprechungen 435
Checkliste Reisevorbereitung 437
Checkliste gegen Stress 438
Kreativitätstechniken 439
Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden 439
Der kreative Prozess 440
Voraussetzungen für kreatives Arbeiten 440
Aufgaben- und Zieldefinition 441
Die Sechs-W-Methode 441
Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm 442
Die Techniken 444
Brainstorming 444
Brainwriting 445
Delphi-Befragung 446
Karteikarten-Methode 446
MindMapping 447
Die Reizwortanalyse 449
Visuelle Synektik 450
Denkstühle 450
Kopfstandtechnik 451
Entscheidungsfindung 451
Ideenumsetzung 452
In der Praxis ausprobieren 453
Kopf oder Zettel? Die Informationsflutim Büro beherrschen 454
Mit der Geisselhart-Technik Namen, To Dos und Zahlenkombinationen speichern 454
Zahlensymbole 454
Der wandelnde Kalender – so merken Sie sich To-Do-Listen 456
Verknüpfungsbeispiele 457
So arbeiten Gehirn und Gedächtnis 460
Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern 461
Beispiele zur „Verbilderung“ 463
Vokabeln lernen leicht gemacht 464
Vokabel „verbildern“ 464
Bedeutung der Vokabel „verbildern“ 465
Beide Bilder verknüpfen 465
Übung zum Vokabeln lernen 466
Verknüpfungsvorschläge zur Übung 467
Namen und Gesichter abrufen 467
Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen 468
Namen richtig verstehen 468
Namen „verbildern“ 468
Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen 468
Verknüpfung mit allen Sinnen erleben 468
Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis 469
Übungsbeispiele zu Namen 469
Namen speichern am Telefon 470
Verknüpfungsvorschläge für die Übung 471
Aus Zahlen werden Geschichten 471
Verknüpfungsvorschläge 472
Stil & Etikette im Büro
Mit guten Umgangsformen zum Erfolg 474
Benimm ist in 474
Gäste im Büro 475
Beispiel 475
Abholen am Empfang 475
Wer geht vor? 475
Mantel abnehmen 475
Getränke anbieten 475
Bedienung 476
Der Besprechungsraum 477
Begrüßen und Vorstellen 477
Beispiele 477
Grüßen im Beruf 478
Begrüßen mit Händedruck 478
Vorstellung 479
Beispiele 479
Selbstvorstellung 479
Duzen und Siezen 479
Namen 480
Titel 480
Visitenkarte 480
Dos und Don’ts im Berufsleben 481
Der erste Eindruck – Businesskleidung 481
Beispiele 481
Ein Bewerbungsgespräch 481
Sommer in der Bank 482
Das äußere Erscheinungsbild 482
Stilsicherheit bei der Kleidung 482
Bekleidungsregeln im Beruf 482
Businesskleidung für die Frau 483
Auf gute Stoffqualität achten 483
Den Kleiderschrank entrümpeln 483
Proportionen 484
Farben und Muster 484
Accessoires 484
Schuhe 485
Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen 485
Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung 485
Arbeits- und Geschäftsessen 486
Gute Tischmanieren 486
Besteck 486
Gedeck 486
Gläser 487
Serviette 487
Büffet 487
Kaffee 487
Rauchen 487
Rechnung 487
Restaurantbesuch: Wer geht vor? 488
Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten 488
Schönes Wetter heute, nicht wahr? – Small Talk 489
Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her? 489
Selbstmotivation 491
Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen 491
Das wichtigste zuerst 491
Aber jetzt: 492
Von außen oder von innen 493
Belohnungsmotivation 493
Bestrafungsmotivation 493
Intrinsische Motivation 493
Selbstmotivation – hält länger 494
Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen 495
Ziele als Motivatoren 496
Lernen am Vorbild 500
Die ersten Schritte 500
Weiterführende Quellen 502
Linktipps 502
Teil VII Beyond Work 503
Finanzielle Vorsorge für Frauen 504
Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanung und Altersvorsorge 504
Ganz wichtig! 505
Ein Muss: Absicherung gegen existenzbedrohende Ereignisse: Krankheit, Berufsunfähigkeit, Pflege, Tod, Schäden Dritter. 506
Sicherung des Einkommens und Grundabsicherung 506
Haben Sie jemanden zu versorgen? 508
Baustein 1: Liquidität für die schnelle Verfügbarkeit 508
Keine Überziehungen auf dem Konto 508
Tagesgeld, Festgeld, Barreserve 508
Baustein 2: Vermögen 509
Sichere Geldanlagen mit mittelfristiger Anlagedauer und im Notfall verfügbar 509
Renditeorientierte Geldanlagen mit längerfristiger Anlagedauer und im Notfall verfügbar 510
Baustein 3: Altersvorsorge ist langfristig und nur eingeschränkt verfügbar 510
Diese Modelle bieten staatliche Förderung in der Ansparphase: 511
Immobilien 513
Ein Kann: Risikokapital 513
Plädoyer für einen guten Mix der Geldanlagen 514
Wo finde ich kompetente Beratung? 514
Mehr Energie im Büroalltag –gesundheitliche Vorsorge fürAssistentinnen 516
Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig 516
Richtig Essen im Job 517
Mit einer gesunden Grundlage in den Tag 517
Flüssigkeitsversorgung: Wasser als geistiger Fitmacher 519
Ernährungstipps für die Mittagspause 520
Gesunde Fette für den Mittagssnack 520
Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen 520
Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige 522
Den natürlichen Rhythmus nutzen 523
Vorausschauende Planung für mehr Leistungsfähigkeit 524
Übungen für Zwischendurch 524
PowerNapping: wie Sie das Tief überwinden können 526
Selbst für Bewegung sorgen 526
Am Abend: Entspannen und runterkommen 527
Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln 527
Bleiben Sie am Ball 527
Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation 528
Langfristig Denken – Ressourcen schonen 533
Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung: 534
Konkurrenzfähig durch lebenslangesLernen 535
Warum Weiterbildung? 535
Welche Weiterbildung ist die Richtige? 536
1. Berufsbegleitendes Studium 536
2. Seminare und Seminarreihen 536
3. Fernlehrgänge und E-Learnings 537
4. Kongresse und Symposien 537
In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich? 538
1. Schritt: Definieren Sie Ihr Ziel 538
2. Schritt: Informieren Sie sich über die Angebote 538
3. Schritt: Erstellen Sie einen Zeitplan 538
4. Schritt: Finden Sie die passende Form 539
5. Schritt: Prüfen Sie die Auswahlkriterien Ort, Termin und Zielgruppe 539
6. Schritt: Klären Sie die Finanzierung 539
Werbungskosten: Steuern sparen 540
Weiterführende Quellen 542
Literatur 542
Linktipps 542
Die Herausgeberinnen 543
Die Autorinnen und Autoren 545
Stichwortverzeichnis 560