Auf den Punkt: Präsentationen pyramidal strukturieren (eBook)

Axel Schoof und Karin Binder arbeiten seit 2000 im Netzwerk projectservices als Trainer und Coaches für pyramidale Strukturierung. Sie schulen Mitarbeiter namhafter Unternehmen. Beide begleiten bei konkreten Projekten von der Vorgehensstruktur bis zur Aufbereitung der Ergebnisse. Kennen und schätzen gelernt haben sie die pyramidale Struktur in jeweils fünf Jahren bei den Roland Berger Strategy Consultants.

Auf den Punkt: Präsentationen pyramidal strukturieren 5
Ein Vorwort brauchen wir eigentlich nicht 6
Für fleißige Leser haben wir aber einen Hinweis 7
Herausforderung: Präsentationen müssen besser werden – schnell und einfach zu verstehen, leicht vorzubereiten 9
Herausforderung: Präsentationen müssen besser werden – schnell und einfach zu verstehen, leicht vorzubereiten 12
1 Empfänger müssen Präsentationen einfach und schnell verstehen 14
1.1 Präsentationsinhalte werden immer anspruchsvoller 14
1.1.1 Die Komplexitätsspirale dreht sich schneller und schneller 14
1.1.2 Unternehmen müssen der steigenden Komplexität in immer kürzeren Intervallen begegnen 18
1.1.3 Deshalb werden geschäftliche Präsentationen immer anspruchsvoller – kommunikatives Abbild der unternehmerischen Komplexitä 25
1.2 Aber unser Gehirn wächst nicht schnell genug mit, sondern strebt nach Einfachheit 26
1.2.1 Wissenschaftlich belegen Hirnforschung und Psychologie die Reduktion bewussten Denkens auf zentrale Variablen 26
1.2.2 Praktisch bestätigen Beispiele wie Smartphones oder Flatrates den Erfolg einfacher Lösungen 31
1.3 Daher müssen Präsentationen heute mehr denn je einfach und schnell zu verstehen sein 32
1.3.1 Empfänger verstehen die Ergebnisse sofort 33
1.3.2 Empfänger erhalten das richtige Maß an Komplexität 33
1.3.3 Empfänger können Komplexität allgemeinverständlich nachvollziehen 34
2 Autoren wollen sich mit wenig Aufwand gut präsentieren 35
2.1 Gute Präsentationen sind ein Instrument zur persönlichen Positionierung 35
2.2 Aber Präsentationen müssen neben der inhaltlichen Arbeit vorbereitet werden 36
2.3 Deshalb braucht der Autor gute Qualität in kurzer Zeit 37
Lösung: Die pyramidale Präsentation kommuniziert Ergebnisse besser – Botschaften und Struktur statt langer Herleitung 40
Die pyramidale Präsentation kommuniziert Ergebnisse besser – Botschaften und Struktur statt langer Herleitung 43
1 Die pyramidale Präsentation kombiniert klare Aussagen und logische Struktur – das Wesentliche am Anfang, systematisch untermau 46
1.1 Die Präsentationsinhalte werden von der zentralen Botschaft ausgehend durch Details untermauert 46
1.1.1 Die Kernaussage steht am Anfang und fasst die zentrale Botschaft zusammen – bei Bedarf in diplomatischen Worten 46
1.1.2 Teilaussagen untermauern danach die Kernaussage 47
1.1.3 Teilaussagen werden nun ihrerseits mit Gruppen und Ketten untermauert 50
1.2 Die Präsentationsmedien bilden Botschaften und Struktur auf allen Ebenen ab 51
1.2.1 Die Präsentationsunterlage geht vom Allgemeinen ins Detail – wie vom Zeitungsartikel gewohnt 51
1.2.2 Der Präsentator beginnt den Vortrag mit der Kernaussage und vertieft danach für das Publikum wichtige Inhalte 57
2 Damit stellt die pyramidale Präsentation das Ergebnis in den Vordergrund – im Gegensatz zur gewohnten Herleitung 58
2.1 Wir haben gelernt, die Herleitung von Ergebnissen zu dokumentieren 58
2.2 Aber in der geschäftlichen Kommunikation zählt meist nicht der Weg, sondern das Ergebnis selbst 60
2.2.1 Analysen und Konzepte sind Grundlage für unternehmerische Entscheidungen 60
2.2.2 Doch die meisten Entscheidungen werden auf Basis inhaltlicher Ergebnisse gefällt 62
2.2.3 Folglich sind Herleitungen in der geschäftlichen Kommunikation nur in Ausnahmefällen gefragt 62
2.3 So stellt die pyramidale Struktur vertraute Präsentationsgewohnheiten auf den Kopf 64
2.3.1 Der Sender ersetzt Fleißnachweis durch Ergebnisse 65
2.3.2 Der Empfänger verzichtet auf Vorgaben und formuliert im Vorfeld klare Kernaufgaben 66
3 Daher ist die pyramidale Präsentation im geschäftlichen Umfeld meist besser – Vorteile für Empfänger und Sender 67
3.1 Leser oder Publikum bestimmen selbst den Zeiteinsatz, verbessern Verständnis, sparen Aufwand und erkennen inhaltliche Lücken 68
3.1.1 Die pyramidale Präsentation gibt die Hoheit über die eigene Zeit zurück 68
3.1.2 Die pyramidale Präsentation macht auch höchst komplexe Inhalte logisch nachvollziehbar 69
3.1.3 Die pyramidale Präsentation erspart mühsames Herausfiltern der wesentlichen Inhalte 71
3.1.4 Leser oder Publikum können inhaltliche Schwachstellen gezielter aufdecken 73
3.2 Der Präsentator bereitet effizienter vor und tritt wirkungsvoller auf 74
3.2.1 Die Vorbereitung der Präsentationsunterlage erfolgt schneller, fundierter und perfekt mit anderen abgestimmt 74
3.2.2 Der Präsentationserfolg vor dem Publikum steigt durch gezielte Kommunikation und überzeugendes Auftreten 78
Vorgehen: Kommen Sie mit pyramidalen Präsentationen auf den Punkt – in vier Schritten zum professionellen Auftritt 84
Vier Voraussetzungen für pyramidale Kommunikation klären 86
Vier Voraussetzungen für pyramidale Kommunikation klären 89
1 Eignung des pyramidalen Ansatzes verifizieren: Im Ge schäftsleben passend, aber es gibt Ausnahmen 91
1.1 Bei Schulungen zwischen Methodenanleitung und Infoveranstaltung unterscheiden 92
1.1.1 Bei Methodenschulungen das Publikum selbst die Methodik durch -laufen lassen – ohne pyramidalen Aufbau 92
1.1.2 In Wissensschulungen systematisch Ergebnisse vermitteln – mit pyramidalem Aufbau 92
1.2 Nur bei eindeutigen Personalentwicklungsmaßnahmen die Vorgehensweise darlegen 93
1.3 Nur bei eindeutig irrationalen Entscheidungssituationen gleich auf Logik verzichten 94
2 Inhaltlichen Redaktionsschluss setzen: Ergebniskommunikation setzt ein Ergebnis voraus 95
2.1 Bei ergebnisoffener Analyse die Ergebnisstrukturierung schrittweise in die Arbeit einbinden 95
2.2 Für vorgegebene Positionen gleich am Anfang die Argumentationsstruktur skizzieren 98
3 Mut für klare Positionen aufbringen: Ein neues Rollenverständnis tut Not 98
3.1 Erst die Rolle im Beruf annehmen – Willkommen im Ernst des Lebens 99
3.2 Dann die Rolle zum Thema annehmen – Keiner kennt sich besser aus 100
3.3 Schließlich die Rolle als Präsentator annehmen – Man hätte Sie sonst wohl nicht gefragt … 101
4 Professionelle Layoutvorlagen einsetzen: Design und Inhalt gleichberechtigt darstellen 101
4.1 Die pyramidale Pflicht erfüllen: Oben eine zweizeilige Kernaussage, unten Platz zur Visualisierung 102
4.2 Die kommunikative Kür meistern: Zurückhaltendes Layout und verständliche Inhalte 103
4.2.1 Layoutelemente möglichst in einem visuell abgegrenzten Bereich anordnen 103
4.2.2 Für Kernaussage und Visualisierung einheitliche Gestaltungsregeln festlegen 105
Empfängerorientierte Kommunika tionsstrukturenentwickeln 108
Die Kernfrage des Empfängers mitder eigenen Kernaussage passgenaubeantworten 112
Die Kernfrage des Empfängers mit der eigenen Kernaussagepassgenau beantworten 115
1 Das Informationsbedürfnis des Empfängers durch Rollenwechsel erfassen 116
1.1 Sich gedanklich in den Empfänger hineinversetzen 117
1.2 Die Kernfrage des Empfängers als Entwurf zu Papier bringen 118
1.3 Bei mehreren Empfängern aus den einzelnen Erwartungen eine gemeinsame Kernfrage konsolidieren 119
1.4 Sich die Kernfrage vom Empfänger oder einem Experten bestätigen lassen 121
2 Auf Basis der eigenen Ergebnisse und Ziele die Kernaussage passgenau formulieren und prüfen 122
2.1 Im ersten Entwurf der Kernaussage vielfältige Anforderungen in einem Satz widerspiegeln 123
2.1.1 Grammatikalisch vollständige Sätze formulieren – am besten an der Kernfrage ansetzen 123
2.1.2 Mit der Tendenz der Botschaft anfangen – an harten Fakten oder persönlicher Positionierung ansetzen 124
2.1.3 Das eigene kommunikative Ziel formulieren – nur informieren oder gleich auffordern 126
2.1.4 Inhaltliche Besonderheiten berücksichtigen – Widersprüche, Prioritäten oder Ausnahmen deutlich machen 127
2.2 Die passgenaue Beantwortung der Kernfrage des Empfängers prüfen 128
Die Kernaussage logisch-stringentuntermauern – aus eigenen Inhalteneine schlüssige Argumentation machen 130
Positiv oder neutral aufgenommeneAussagen mit der pyramidalen GruppeSAUBER® konkretisieren 136
Positiv oder neutral aufgenommene Aussagen mit derpyramidalen Gruppe SAUBER® konkretisieren 139
1 Den richtigen Schnitt wählen – Strukturen schaffendurch Herausarbeiten der wichtigsten Gemeinsamkeiten 141
1.1 Mögliche Strukturierungskriterien erkennen 143
1.1.1 Bei der Ergebnisaufbereitung auf dem Papier Gemeinsamkeiten im Satzbau lokalisieren 143
1.1.2 Eventuell bereits bei der inhaltlichen Arbeit wesentliche Gemeinsamkeitenoder Differenzierungen feststellen 145
1.2 Das wichtigste Strukturierungskriterium als goldenen Schnittauswählen 146
1.2.1 Für bahnbrechende Ergebnisse die oberste Strukturebene aus denInhalten ableiten 146
1.2.2 Für weniger spektakuläre Botschaften Denkmuster des Empfängers alsoberste Strukturebene aufgreifen 147
2 Den Schnitt richtig wählen – Logische Stringenz undVerständlichkeit sichern mit den SAUBER®-Kriterien 149
2.1 Standardstrukturen oder bis zu sieben spezifische Aussagen kanndas Gehirn leicht verarbeiten 150
2.1.1 Mit Standardstrukturen vorhandene Denkmuster des Empfängers aufgreifen 150
2.1.2 Bei spezifischen Strukturen maximal sieben parallele Aussagen bilden 158
2.2 Analoge Aussagen sorgen für konsistente Untermauerung der Kernaussage 159
2.2.1 Top-down die Botschaft der Kernaussage in allen Teilaussagen aufgreifen 161
2.2.2 Bottom-up inhaltliche Ergebnisse als analoge Teilaussagen formulieren 162
2.3 Unabhängige Aussagen reduzieren die Komplexität der Details 163
2.3.1 Mit sprachlich überschneidungsfreien Formulierungen eindeutige Zuordnung sichern 163
2.3.2 Mit inhaltlich eigenständigen Aussagen Wechselwirkungen der Teilkategorienausschließen oder aktiv steuern 172
2.4 Bedeutungsvolle Formulierungen ermöglichen Verzicht auf Details 177
2.4.1 Inhaltlich geeignete Indikatoren zum Beleg der Kernaussage verwenden 177
2.4.2 Sprachlich präzise formulieren 179
2.5 Erschöpfende Aussagen sorgen für vollständige Untermauerung derKernaussage 182
2.5.1 Unterschiedliche Umfänge in Kernaussage und Teilaussagen erkennen 182
2.5.2 Unterschiedliche Umfänge durch zusätzliche Teilaussagen oderAnpassung der Kernaussage beseitigen 183
2.6 Relevanzabhängige Abfolge der Aussagen unterstützt Gewichtungder Inhalte 185
2.6.1 Logische Reihenfolgen nutzen anhand der Formulierungen 186
2.6.2 Individuelle Reihenfolge festlegen anhand inhaltlicher Relevanz 187
Negativ oder indifferent aufgenommeneAussagen mit der pyramidalen Kettezwingend begründen 190
Negativ oder indifferent aufgenommene Aussagen mit derpyramidalen Kette zwingend begründen 193
1 Für skeptisches Publikum benötigen Sie eine wasser-dichte Argumentation 195
2 Aber leider genügt induktives Schließen der pyramida len Gruppe zur Beweisführung nicht 196
3 Folglich müssen Sie Ihre Aussage mit dem deduktiven Schließen der pyramidalen Kette zwingend begründen 199
3.1 Für logische Überzeugung im iterativen Vorgehen aus zwei Prämissen eine Schlussfolgerung ableiten 199
3.1.1 Die pyramidale Kette besteht immer aus drei Teilaussagen mit klar definierten Funktionen 199
3.1.2 Die Verknüpfung muss logische Anforderungen von Aussagelogik und Syllogismen erfüllen 200
3.1.3 Daher erfordert die Verknüpfung der pyramidalen Kette mühsame und kritische Entwicklungsschleifen 209
3.2 Für inhaltliche Stabilität die Kongruenz der Kette nach oben und unten prüfen 221
3.2.1 Mit einem kurzen Blick die inhaltliche Übereinstimmung von Schluss-folgerung und Kernaussage prüfen 221
3.2.2 Gründlich die inhaltliche Belegbarkeit der Prämissen prüfen 223
3.3 Für eine möglichst positive Beziehungsebene die weniger strittige Teilaussage an den Anfang stellen 224
3.3.1 Aus logischer Sicht ist die Reihenfolge der Prämissen irrelevant 224
3.3.2 Aus psychologischer Sicht sollten Sie in den meisten Fällen zunächst die Beziehungsebene stärken 224
3.3.3 Folglich sollten Sie bei Bedarf noch die Reihenfolge ändern, um mit der weniger kritischen Prämisse zu beginnen 225
Die Struktur in mehreren Schleifenweiter detaillieren – nach Maßschneidern 228
Die Struktur in mehreren Schleifen weiter detaillieren –nach Maß schneidern 231
1 Inhaltlich den angemessenen Umfang der späteren Präsentation abstecken 234
1.1 Als Grundlage den Bedarf des Empfängers an weiterer Vertiefung hinterfragen 234
1.2 Wo Bedarf besteht, die Untermauerung strukturieren und eventuelle inhaltliche Lücken nacharbeiten 237
1.3 Wo der Bedarf erschöpft scheint, eine Gegenprobe vornehmen und Backup-Möglichkeiten notieren 238
2 Logisch formale und gedankliche Hürden bei der Untermauerungmeistern 239
2.1 Zwei formale Regeln bei der Strukturierung berücksichtigen – die logische Pflicht 239
2.1.1 Keine weitere Kette unmittelbar unter die Schlussfolgerung einer Kette stellen 239
2.1.2 Eins-zu-eins-Beziehungen auflösen 243
2.2 Gedankliche Klippen bei komplexen Strukturen nehmen – die argumentative Kür 244
2.2.1 Parallele Unterstrukturen unter mehreren Teilaussagen auf höhere Relevanz hinterfragen 244
2.2.2 Mit mehrstufigen pyramidalen Ketten bei komplexen Aussagen schrittweise überzeugen 246
2.2.3 Mit Positiv-Negativ-Argumentationen zweigleisig fahren 249
2.2.4 Mit Alternativen oder Optionen inhaltliche Vielfalt pyramidal abbilden 250
Strukturen in aussagekräftigePräsentationsunterlagen übertragen 270
Strukturen in aussagekräftige Präsentationsunterlagen übertragen 272
1 Storyline skizzieren: Die Unterlage anlegen und durchdie Überschriften eine runde Geschichte schaffen 276
1.1 Aus der Kommunikationsstruktur die Abfolge der Folien ableiten 277
1.1.1 Auf dem Deckblatt die Kernaussage wiedergeben 278
1.1.2 Im sprechenden Inhaltsverzeichnis bereits die Präsentationsinhaltezusammenfassen 279
1.1.3 Mit Zwischenseiten für die oberen Strukturebenen umfangreichelogische Einheiten erkennbar abgrenzen 282
1.1.4 Jeden Strukturstrang mit Übersichts-, Detail- und Backup-Folienvollständig abarbeiten 284
1.2 Die formulierten Arbeitstitel der Struktur in passende Überschriftenoder Textelemente feinschleifen 292
1.2.1 Für den Empfänger sensible Aussagen diplomatisch formulieren 293
1.2.2 Allgemein-verständlich und gleichzeitig empfängerbezogen formulieren 299
1.2.3 Formulierungen unter Wahrung der Botschaft angemessen kürzen 307
2 Folien ausgestalten: Die Botschaft mit relevantenInhalten anschaulich visualisieren 313
2.1 Inhaltlich die für detailliertes Verständnis erforderlichen Informationenauswählen 313
2.1.1 Erst überflüssigen Ballast abwerfen 314
2.1.2 Dann relevante Informationen bei Bedarf noch umformulieren oderbeschaffen 318
2.2 Visuell PUR® gestalten 319
2.2.1 Passende Visualisierung erzeugt eine eingängige Assoziation zumVerständnis der Folienüberschrift 320
2.2.2 Unmissverständliche Visualisierung grenzt Wichtiges und wenigerWichtiges klar ab 333
2.2.3 Regelkonforme Darstellungen erleichtern die Aufnahme durchOrientierung an visuellen Gewohnheiten 340
Pyramidale Präsentationen professionell vortragen 348
Pyramidale Präsentationen professionell vortragen 351
1 Für den erfolgreichen Auftritt sollten Sie neben allgemeinenauch spezifisch-pyramidale Regeln beachten 353
1.1 Eine gelungene Präsentation kombiniert die Stärken von Unterlageund Mensch 353
1.2 Abgesehen von Animation können Sie auf den allgemeinenPräsentationsregeln aufbauen 355
1.2.1 Für den Auftritt vor Publikum gibt es umfangreiche und gute Literatur 355
1.2.2 Wesentliche Ausnahme ist nur die Animation, auf die Sie in denmeisten Fällen verzichten sollten 355
1.2.3 Alle übrigen, klassischen Vortragsregeln können Sie auch für pyramidalePräsentationen anwenden 356
1.3 So müssen Sie beim Auftritt nur zwei spezifisch-pyramidale Aspekteergänzen 362
2 Dabei können Sie ruhig Ihrer eigenen Persönlichkeittreu bleiben 363
3 Je nach Präsentationserfahrung Botschaften verdeutlichenund auf das Publikum eingehen 364
3.1 Als unsicherer Präsentator Einstieg vorbereiten, dann der Unterlageund vielleicht sogar dem Publikum folgen 364
3.1.1 Tragen Sie die einleitenden Sätze auswendig vor 365
3.1.2 Geben Sie im Vortrag den pyramidalen Aufbau wieder 368
3.1.3 Lassen Sie sich vom Publikum ruhig das Heft aus der Hand nehmen 372
3.2 Als geübter Präsentator die Wahrnehmung des Publikums steuernund intensivieren 374
3.2.1 Mit Händen, Füßen und Mimik die eigenen Inhalte zu Bildern machen 374
3.2.2 Mit betonten Worten nicht nur Strukturelemente, sondern Inhaltehervorheben 384
3.3 Als Präsentationsprofi bei kleinem Publikum punktgenau auf dasInformationsbedürfnis eingehen 384
3.3.1 Durch stetige Interaktion den notwendigen Detaillierungsgrad ermitteln 385
3.3.2 In Abhängigkeit vom notwendigen Detaillierungsgrad flexibel reagieren 388
Literaturempfehlungen 391
Autoren 394
Gestalter 394