Kassenführung in Friseurbetrieben, 2. Auflage

Die Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule für Finanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensiven Unternehmen. Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für die Ausbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im Bereich Kassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.

1 Einführung in die Thematik
1.1 Vorbemerkungen
1.2 Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen
1.2.1 Grundsätzliche Anforderungen
1.2.2 Konkretisierungen für elektronische Aufzeichnungen
1.3 Grundaufzeichnungen
1.4 Kassenbuch
1.4.1 Grundsätze
1.4.2 Formen des Kassenbuchs
1.4.3 Führung des Kassenbuchs in Registrier- und PC-Kassen
1.5 Mobile Friseure
1.6 Aufbewahrungsfristen
1.7 Exkurs: Coronaschutzverordnung – Kundenkontaktdaten
1.8 Freiwillige Aufzeichnungen
1.8.1 Grundsatz
1.8.2 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz
1.8.3 Schlechte Ertragslage
1.8.4 Verbrauchswerte (Strom/Wasser)
1.8.5 Terminbücher – Pflicht oder Kür?
1.8.6 Geschenke und Zugaben
2 Arten der Kassenführung
2.1 Welche Möglichkeiten hat der Friseur?
2.2 Kassendefekte
2.3 Wechsel des Kassensystems
2.3.1 Produktivsystem mit digitalen Einzelaufzeichnungen
2.3.2 Produktivsystem ohne digitale Einzelaufzeichnungen
2.3.3 Anschaffung von Gebrauchtkassen
2.3.4 An- und Verkauf einer Gebraucht-TSE
2.4 Neben- und Unterkassen
2.4.1 Verkauf von Getränken und Snacks
2.4.2 Agenturkassen
2.4.3 Geschlossene Ladenkasse
2.4.4 Aufbewahrung im Safe oder Schließfach
3 Steuerliche Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO)
3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
3.2 Grundsatz der Vollständigkeit
3.2.1 Identität der Vertragspartner
3.2.2 Detailtiefe von Einzelaufzeichnungen
3.2.3 Fortlaufende Nummerierung
3.2.4 Bildung von Warengruppen
3.2.5 Verkauf von Handelsware
3.3 Grundsatz der Richtigkeit
3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit
3.5 Grundsatz der Geordnetheit
3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit
3.6.1 Allgemeines
3.6.2 Stornobuchungen
3.6.3 Sicherstellung der Unveränderbarkeit
3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen
4.1 Vorbemerkungen
4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
4.2.1 Digitale Daten in der Cloud
4.2.2 Digitalisierung von Papierunterlagen im Ausland
4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung
4.3.1 Änderungen ab 01.01.2020 – Absicherung durch TSE
4.4 Verfahrensdokumentation
4.4.1 Grundsätze
4.4.2 Internes Kontrollsystem (IKS)
5 Der Tagesabschluss des Friseurbetriebs
5.1 Dokumentation der Tageseinnahme
5.2 Geldzählung und Zählprotokolle
5.2.1 Grundsätzliches
5.2.2 Kassensturzfähigkeit
5.2.3 Zählprotokolle
5.4 Scheckzahlungen
5.5 Trinkgelder
5.6 Privatentnahmen und Privateinlagen
5.6.1 Belegpflicht
5.6.2 Kritische Erfassung am Monatsende
5.6.3 Ungeklärte Einlagen
5.7 Geldtransit
5.8 Kassenverluste durch Diebstahl
5.9 Privat verauslagte Aufwendungen
5.10 Gutscheine
6 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
7 Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung
7.1 § 158 AO – das Einfallstor zur Schätzung
7.2 Schätzung bei formell nicht ordnungsgemäßen Aufzeichnungen
7.3 Schätzung bei formell ordnungsgemäßen Aufzeichnungen
7.4 Sonstige Rechtsfolgen
8 Kassen-Nachschau (§ 146b AO)
8.1 Betroffene Systeme
8.2 Zeitpunkt der Nachschau
8.3 Zeitraum der Nachschau
8.4 Ablauf der Nachschau
8.4.1 Beginn
8.4.2 Allgemeine Mitwirkungspflichten
8.4.3 Kassensturz
8.4.4 Fotografien und Scans
8.5 Abschluss der Kassen-Nachschau
8.5.1 Ergebnislose Nachschau
8.5.2 Änderung von Besteuerungsgrundlagen
8.5.3 Überleitung in eine Außenprüfung
8.6 Rechtsbehelfe
8.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau
9 Neuregelungen ab dem 01.01.2020
9.1 Überblick
9.2 Betroffene Vorgänge
9.3 Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
9.4 Funktionsweise der TSE
9.5 Belegausgabepflicht
9.6 Meldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO)
9.7 Prüfschema zur verpflichtenden Aufrüstung mit der TSE
9.8 Umgang mit technischen Störungen
9.9 Handlungsempfehlungen
10 Umsatzsteuer
11 Richtsätze und Betriebsvergleiche
12 DATEV-Lösungen
12.1 DATEV Kassenbuch online
12.1.1 Einführung
12.1.2 Programmziel
12.1.3 Programminhalt
12.2 DATEV Datenprüfung comfort
12.2.1 Einführung
12.2.2 Programmziel
12.2.3 Programminhalt
12.3 DATEV Kassenarchiv online und MeinFiskal

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählen auch die rund 80.600 Friseurbetriebe mit ihren ca. 144.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften (§§ 145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Friseur oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht. Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert (§ 158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung (§ 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach § 153a StPO oder Bußgelder nach § 26a, b UStG), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären. Im Jahr 2018 kam das Instrument der Kassen-Nachschau (§ 146 b AO) hinzu – seither dürfen Amtsträger der Finanzbehörden unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen. Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen des Friseurs. Gerade aktuell führen Gesetzesänderungen und neue Verwaltungsanweisungen zu großer Verunsicherung. Die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen vielen Friseuren kaum noch erfüllbar – umso mehr muss der Friseur dafür Sorge tragen, dass er die materielle Richtigkeit seiner Umsätze und Gewinne belegen kann. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen. Das vor Ihnen liegende Buch soll vorrangig den Friseurbetrieben im Alltagsgeschäft dienen. Für ähnlich gelagerte Unternehmen (z. B. Kosmetik-, Nagel-, Tattoo- und Piercing-Studios) lassen sich die Ausführungen weitgehend analog anwenden. Dennoch empfiehlt sich in allen Fragen rund um die Kassenführung und bei branchenspezifischen Besonderheiten, Ihre Steuerberatung immer mit einzubeziehen. Düsseldorf, im April 2021 Lisa Wittmeier