Auditkriterien für digitale Dokumenten-Management-Prozesse und verbundene IT-Lösungen

Die VOI PK-DML Prüfkriterien stehen seit dem Jahr 2000 für Compliance bei der „Digitalisierung von vormals papiergestützten Prozessen“ sowie bei der „Gestaltung von digitalen Prozessen“ mit dem Fokus auf rechts- und revisionssichere Erfassung, Erzeugung, Verarbeitung, Nutzung, Reproduktion und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten aller Art.
Dabei wird nicht nur das Objekt „Dokument“ betrachtet, sondern auch die Art und Weise des „rechts- und revisionssicheren Dokumentierens von Prozessen“. Das übergeordnete Ziel ist, die Übereinstimmung mit Regularien aller Art und sonstigen Rahmenbedingungen systematisch und fortlaufend nachweisen zu können.
Das Werk beschreibt eine praxiserprobte, flexible Vorgehensweise, Entscheidungssicherheit zu schaffen, indem es Wirkzusammenhänge systematisch aufschlüsselt, deren Ordnungsmäßigkeit transparent macht und eine belastbare Überprüfung zulässt. Die Hauptelemente bestehen aus der Gestaltung und Führung einer geeigneten Verfahrensdokumentation sowie einem Prüfungsrahmen, auf dessen Grundlage Zertifizierungen erfolgen können.
Ebenfalls berücksichtigt wird das ggf. erforderliche Zusammenwirken mit Normen wie der ISO 19600 „Compliance-Managementsysteme-Leitlinien“ oder den ISO/IEC 27001/02 „Informationssicherheits-Management“, um redundanten Aufwand zu vermeiden.
Das Werk bietet einen praxisorientierten Rahmen, dessen systematische Vorgehensweise darauf ausgerichtet ist, allen Organisationen mit unterschiedlicher Unternehmensgröße eine Umsetzung in wirtschaftlicher und sachlicher Angemessenheit zu ermöglichen.